Buen trabajo para todos: el Business Case

En el día a día de la profesión de consultor me encuentro con muchos empresarios que me preguntan acerca de la conveniencia o no de emprender una nueva línea de negocio, un nuevo local o punto de venta, o de contratar o no a un nuevo trabajador para aumentar la plantilla, etc.

En la mayoría de los casos la decisión de acometer o no una nueva inversión en una pyme se basa en la experiencia del propio empresario, es lo que denominamos la intuición basada en la experiencia y es así como van creciendo y desarrollando la mayoría de las pymes.

Una de las herramientas de las que disponemos para evaluar la viabilidad de un nuevo negocio es el Business Case.

El Business Case no es un procedimiento en la que vamos a identificar los pros y los contras del proyecto, o lo que es lo mismo, traducido al lenguaje común de los negocios, vamos a comparar los beneficios con los costes. Si los beneficios esperados superan a los costes, entonces el proyecto debe llevarse a cabo, en caso contrario no debería iniciarse bajo ningún concepto.

Los 4 elementos básicos que debemos recoger en un Business Case son: Los costes del proyecto, los beneficios, los riesgos e incertidumbre del mismo y la flexibilidad estratégica.

Para que no se nos escape ninguno de estos elementos básicos debemos de seguir unos pasos que nos llevaran a tomar la mejor decisión, estos son:

Primero debemos tener claro las motivaciones que nos llevan a empezar el nuevo proyecto, estas pueden ser múltiples: aumentar las ventas, mejorar un producto o servicio, cambiar un proceso productivo, etc., debemos por tanto identificarlas.

Posteriormente una vez identificada la necesidad, debemos definirla lo mejor posible, y una vez definida deberemos buscar varias alternativas posibles para conseguirlas, lo recomendable es establecer 3 alternativas mínimo. 

Esas alternativas deberán estar cuantificadas económicamente, deberemos por tanto saber los costes de cada una de ellas.

Como mínimo deberemos calcular los siguientes KPI: Flujo de caja neto del proyecto, el Valor Actual Neto (VAN), la Tasa Interna de Retorno (TIR), el Payback, el Retorno sobre la Inversión (ROI), el TCO (Total-Cost-of-Ownership) y el Punto de equilibrio. 

Estos datos nos van a servir para uno de los pasos definitivos que es el de seleccionar la alternativa que mejores números arroje. 

Seleccionada ya la alternativa deberemos evaluar los riesgos inherentes a la misma, el impacto económico de los mismos y su probabilidad de ocurrencia. Si estos riesgos son económicamente menores al beneficio esperado, es entonces cuando deberemos afrontar la realización del mismo.

Por supuesto que el Business Case no deja de ser una previsión de integración de datos y como todos los empresarios sabemos “el papel lo aguanta todo”, pero si somos rigurosos y objetivos, la elaboración de este documento y tenerlo bien integrado en nuestro proceso empresariales nos puede dar el impulso que necesitamos para el proyecto o abrirnos los ojos y evitarnos cuantiosas pérdidas futuras.